Versandmodul (DHL, UPS, GLS, DPD, Hermes u.v.m.)

Grundsätzliches

Das Versandmodul ruft die Lieferscheine aus Ihrer Warenwirtschaft zu sync4 ab.

Für diese Lieferscheine können Pakete erstellt und über Shipcloud versendet werden.

Das Versandmodul ist eine kostenpflichtige Erweiterung zu sync4 und kann sowohl mit als auch ohne Shop Anbindung verwendet werden.

Folgende Warenwirtschaften können aktuell mit dem Versandmodul verwendet werden:

SAP Business One, Sage 100, 42 ERP, Lexware Warenwirtschaft

Funktionsumfang

• Auslesen der Lieferscheininformationen zu sync4

  • Kann individualisiert werden mittels Scripting (kostenpflichtige Anpassung)

• Zuweisung von Versandarten der Warenwirtschaft mit den Versanddienstleistern

• Kalkulation der Paketanzahl anhand des Gewichts

• Korrektur der Daten möglich

  • Manuelle Erstellung der Versandlabels

• 1-Klick Versandlabelerstellung

• Massenverarbeitung

• Vollautomatische Labelerstellung mit dem sync4 Dienst

• Rückmeldung der Trackingnummer an die Warenwirtschaft

• Meldung an das Shopsystem / Marktplatz, dass die Bestellung versendet wurde. Inkl. Eintragung der Trackingnummer (Funktion aktuell noch nicht verfügbar)

Shipcloud Konto einrichten

Hier finden Sie einen Link, um einen Shipcloud Account einzurichten:

Account-Einrichtung mit unserem Onboarding-Leitfaden | shipcloud Help Center

DHL Geschäftskundenkonto einrichten

Hier finden Sie einen Link, um ein DHL Geschäftskundenkonto Account einzurichten:

DHL Geschäftskunde werden und sparen | DHL Paket

Versandservice-Anbindung

Um den Versandservice anzubinden, klicken Sie auf den Menüpunkt "Verwaltung" und dann auf "Konfiguration".

Klicken Sie bei der Abfrage, ob Sie den Konfigurationsassistenten verwenden möchten, auf "Ja".

Im sich nun öffnenden Mandantenassistent wählen Sie den Versandserviceanbieter (momentan ausschließlich Shipcloud) aus.

Klicken Sie den sync4 Konfigurationsassistenten einmal komplett durch (immer auf "weiter" klicken, bis Sie als letzten Schritt den Button "Fertig" auswählen) oder starten Sie sync4 neu.

Erst dann ist Ihre Auswahl gespeichert.

Versandkonfiguration

Um den Versand zu konfigurieren, klicken Sie unten links auf "Verwaltung" und dann weiter oben auf "Versandkonfiguration".

1) Webservice - Konfiguration

Konfigurieren Sie als Erstes den Webservice

1. Service-Adresse: Hier wird die Microservice-Adresse der Firma Dupp eingetragen. Die Adresse variiert je nach Version. Der aktuellste Shipcloud oder DHL Microservice ist:

   1. Shipcloud https://shipcloud-24-6-0-0.dupp-ms.de
   2. DHL https://dhl-live.dupp-ms.de
2. Api-Schlüssel: Diesen Schlüssel generieren Sie bei Ihrem Versanddienstleister (z.B. Shipcloud).

3. Datum: Erstelldatum des Lieferscheins. Ab wann erstellte Lieferscheine sollen zu sync4 abgerufen werden?

4. Lieferschein-Anzeige Zeitraum: Der Zeitraum in Tagen, an dem die Lieferscheine in sync4 angezeigt werden.

5. Downloadpfad: Nach dem Herunterladen der fertigen Versandlabel, werden diese in dem eingetragenen Pfad abgespeichert.

6. Standard-Retourenadresse verwenden: - Wenn dieser Haken gesetzt ist, wird die Retourenadresse verwendend, die unter Versandservice (siehe weiter unten: Adress - Konfiguration) als Standard angelegt wurde. - Wenn der Haken nicht gesetzt ist, wird die Versandadresse, die von der Warenwirtschaft mitgeliefert wird, als Retourenadresse verwendet.
7. Automatischer Labeldruck: - Bei Aktivierung wird das Versandlabel direkt an den Standarddrucker gesendet und ausgedruckt. - Ist der Haken nicht gesetzt, öffnet sich zunächst der PDF-Viewer und Sie können den Druck manuell starten.

8. Kundenmailadresse übermitteln: Soll die Kundenmailadresse an den Versanddienstleister übermittelt werden? Achtung, hier ist die Zustimmung Ihrer Kunden erforderlich! Es gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Drücken Sie nun unten rechts auf „Weiter“.

2) Paket - Konfiguration

Konfigurieren Sie nun die Pakete, die Sie ermöglichen möchten.

Konfigurieren Sie pro Paketart:

1. den Versanddienstleister

2. die Versandart Ihrer Warenwirtschaft, die Sie hier zuordnen möchten

3. und den Service.

4. Klicken Sie anschließend auf "Hinzufügen".

5. Wenn die Versandart hinzugefügt wurde, ist es sehr wichtig, die Maße Ihres Paketes zu konfigurieren. Klicken Sie hierfür auf den Stift und geben Sie die Standardpaketabmessungen für die jeweilige Paketart ein.

Das Gewicht ist das maximale Gewicht für diese Paketart. Wird das Gewicht überschritten, wird ein weiteres Paket erzeugt.

Selbstverständlich wird nur das tatsächliche Gewicht der Sendung an Shipcloud übermittelt.

Durch einen Klick auf „Weiter“ gelangen Sie auf die letzte Seite der Konfiguration

3) Adress - Konfiguration

1. Über den „Hinzufügen-Button“ können Absender- und Retoure-Adressen für Ihre Paket-Label erstellt werden.

2. Bestehende Adressen können über den Stift-Button bearbeitet und über den Mülleimer-Button (rechts daneben) gelöscht werden.

3. Wählen Sie aus, ob die jeweilige Adresse eine Absender- oder eine Retoure-Adresse ist.

4. Falls die Adresse als Standard vor-eingetragen werden soll, so aktivieren Sie die Checkbox.

Selbstverständlich können Sie eine Adresse auch als Absender- und als Retoure-Adresse anlegen.

Pro Adressart (Absender- oder Retoure-Adresse) können mehrere Adressen angelegt, aber nur jeweils eine als Standard (Checkbox) angelegt werden.

Versandmodul-Bedienung: Label erstellen und ausdrucken

Um das Versandmanagement aufzurufen, klicken Sie links unten auf Module und dann weiter oben auf Versandmanagement.

1) Versandmanagement

Nun sehen Sie die Auflistung der Lieferscheine für den voreingestellten Zeitraum (Webservice - Konfiguration: Lieferschein-Anzeige Zeitraum).

1. Volltextsuche: Hier haben Sie die Möglichkeit, in verschiedenen Spalten nach Stichworten zu suchen.

2. Ab diesem Erstellungsdatum werden die Lieferscheine aus der sync4 Datenbank geladen.

3. Bis zu diesem Erstellungsdatum werden die Lieferscheine aus der sync4 Datenbank geladen.

4. Die Anzahl der offenen Lieferscheine, die der Versandservice bei der Massenverarbeitung (5) verarbeiten soll.

5. Massenverarbeitung: Über die Massenverarbeitung kann für die unter Punkt 4 eingestellte Anzahl an offenen Lieferscheinen ein Label erstellt werden.

6. In Bearbeitung: Sobald der Eintrag eines Paketes in der sync4 Datenbank erstellt wurde, wird der Status auf "in Bearbeitung" gesetzt. Wenn der Status "in Bearbeitung" gesetzt ist, werden die Daten aus der Warenwirtschaft nicht mehr abgeglichen. Auch Adressen können dann nicht mehr angepasst werden.

7. Offen: Unter Offen werden alle Lieferscheine angezeigt, die aus der Warenwirtschaft kommen und noch nicht verarbeitet wurden. Änderungen können noch getätigt werden.

8. Abgeschlossen: Alle Lieferscheine, zu denen bereits ein Label erstellt wurde.

9. Lieferscheinnummer: Diese wird aus der Warenwirtschaft übertragen.

10. Die Referenznummer: Bei sync4 Bestellungen ist dies in den meisten Fällen die Shop -Bestellnummer.

11. Die Paketanzahl: Die Anzahl der bereits erstellten Pakete

12. Versanddienstleister: Der Versanddienstleister, über den das Paket versendet wird.

13. Firma: Firmenname des Empfängers.

14. Vorname: Vorname des Empfängers.

15. Nachname: Nachname des Empfängers.

16. Land: Das Land, in welches das Paket versendet werden soll.

17. Gesamtgewicht: Das Gesamtgewicht des Pakets in Kilogramm.

18. Datum: Das Erstelldatum des Lieferscheins in der Warenwirtschaft

19. Label erstellen: Über diesem Button wird ein Paket-Label erstellt. Die Daten des Lieferscheins werden an Shipcloud übermittelt. Die Liefer-ID, Tracking-Url, TrackingNumber und LabelUrl werden in shipcloud generiert und zu sync4 übertragen.

20. Aktualisieren: aktualisiert die Einstellungen auf der Seite

21. Weiter: wenn Sie einen Lieferschein ausgewählt haben, können Sie auf "Weiter" klicken

Durch einen Klick auf „Weiter“ gelangen Sie auf die Seite "Versandmanagement - Adressdaten".

2) Versandmanagement- Adressdaten

Sie habe nun die Möglichkeit, die Adressen, das Paket und die Versanddaten anpassen, falls der Lieferschein noch offen ist.

1. Lieferadresse: Lieferadresse für das Paket

2. Absenderadresse: Absenderadresse für das Paket.

3. Unterhalb der Auswahl für das Land kann eine andere Absender-Adresse ausgewählt werden, falls diese in der Adress - Konfiguration angelegt wurde.
4. Bereich Paket. In diesem Bereich werden die Daten für das Paket angezeigt. Alle Felder dieses Bereichs werden über das Auswahlfeld (5) gesteuert.

5. Hier finden Sie alle Paket-Varianten mit den Werten, die Sie bei der Paket - Konfiguration angelegt haben. Das den Einstellungen entsprechende Paket für den Lieferschein ist vorausgewählt, es kann aber auch eine andere Paketart ausgewählt werden. Die Auswahl der Paket-Variante bestimmt über die übrigen Einträge im Bereich Paket.
6. Bereich Versanddaten: Hier stehen alle Versanddaten Ihres Lieferscheins.

7. Lieferschein-Nummer: Die Lieferschein-Nummer wird aus der Warenwirtschaft übermittelt.

8. Status: Hier sehen Sie den Status Ihres Lieferscheins.

9. Gesamtgewicht: Das aus der Warenwirtschaft ermittelte Gewicht für diesen Lieferschein.

10. Referenznummer: Als Referenznummer wird die Kundennummer verwendet.

11. Erstellte Pakete: Wie viele Pakete bereits für den Lieferschein erstellt wurden

12. Die Anzahl an Paketen, die über den Button "Pakete erstellen" erstellt werden sollen.

13. Pakete erstellen: Über den Button wird die Anzahl an Paketen erstellt, die Sie unter Punkt 12 eingetragen haben

14. Klicken Sie nun auf "Weiter"

Durch einen Klick auf „Weiter“ gelangen Sie auf die nächste Seite.

3) Versandmanagement - Paketübersicht

1. Hier können zusätzliche Pakete erstellt werden, falls noch welche benötigt werden. Tragen Sie hier die Anzahl ein und klicken Sie dann auf "Sendung erstellen" (Punkt 2).

2. Mit einem Klick auf "Sendung erstellen" wird die unter Punkt 1 eingetragene Anzahl an Paketen der Liste hinzugefügt.

3. Über "Label erstellen" werden die Paketdaten an Shipcloud gesendet und die Einträge für Liefer-ID, Tracking-Url, TrackingNumber und LabelUrl generiert

4. Die Maße Ihres Paketes können vor dem Senden an Shipcloud noch bearbeitet werden.

5. Die Liefer-ID ist Ihre Shipcloud-ID.

6. Die Tracking-Url ist die Webseite des Versanddienstleisters, hier kann das Paket gesucht und verfolgt werden. Der Link kann über das "Kopieren-Symbol" (2 übereinanderliegende Dokumente) kopiert und in Ihrem Browser geöffnet werden.

7. Die TrackingNumber wird für die Sendungsverfolgung des Paketes benötigt. Die Nummer kann über das "Kopieren-Symbol" kopiert und in Ihrem Browser geöffnet werden.

8. Die LabelUrl ist der Link für Ihre PDF-Datei. Der Link kann über das "Kopieren-Symbol" kopiert und in Ihrem Browser geöffnet werden.

9. Durch den Pfeil-Button kann eine Retoure erstellt werden. Über den mittleren Button erstellen Sie Ihr Paket in Shipcloud. Mit dem rechten Button kann der Eintrag gelöscht werden.

10. Hier können Sie die über Punkt 2 erstellten Versandlabel herunterladen.