Neue Artikelverwaltung
Produkte (Artikelverwaltung)
Für Shop-Verantwortliche & Mitarbeitende in der Artikelpflege – ohne technisches Vorwissen nutzbar.
Die Artikelverwaltung ist der zentrale Ort in sync4, an dem Sie Ihre Shop-Artikel ansehen, anlegen und pflegen. Von der Artikelliste über sämtliche Detailangaben – Preise, Bilder, Beschreibungen, Eigenschaften, Kategorien und Varianten – bis hin zu Staffelpreisen und Cross-Selling erledigen Sie hier alles an einer Stelle.
Dieses Handbuch führt Sie durch jede Ansicht, jede Registerkarte und jede Option der Artikelverwaltung.
Welche Registerkarten und Felder genau sichtbar sind, hängt von Ihrer Shop-Anbindung ab (z. B. Shopware 6, Amazon). Einige Bereiche werden nur eingeblendet, wenn Ihr Shop sie unterstützt. Die Abbildungen in diesem Handbuch stammen aus einer Shopware-6-Anbindung.
So öffnen Sie die Artikelverwaltung
Klicken Sie in der oberen Symbolleiste von sync4 auf ARTIKEL (alternativ im Menü unter Shop). Es öffnet sich der Bereich Artikel mit der Artikelliste.
Oben im Fenster finden Sie zwei feste Registerkarten:
Wawi-Artikel
Die Artikel aus Ihrer Warenwirtschaft (ERP).
Shop-Artikel
Die Artikel Ihres Online-Shops – hier findet die tägliche Pflege statt.
Sobald Sie einen Artikel zum Bearbeiten öffnen, erscheint für ihn eine eigene Registerkarte mit dem Namen des Artikels. Mehrere Artikel lassen sich gleichzeitig geöffnet halten; jede Artikel-Registerkarte hat rechts ein ✕ zum Schließen (ein Klick mit der mittleren Maustaste schließt sie ebenfalls).
Die Artikelübersicht (Shop-Artikel)
Die Registerkarte Shop-Artikel zeigt Ihre Artikel als Tabelle.
Suchen & Filtern
Über der Tabelle gibt es zwei Suchfelder:
Artikelnummer – nach der Artikelnummer suchen.
Name – nach dem Artikelnamen suchen.
Geben Sie einen Begriff ein und drücken Sie Enter, um die Liste zu filtern.
Die Tabelle
Die Liste lädt automatisch weiter, während Sie nach unten scrollen (jeweils 100 Artikel).
Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet den Artikel im Editor (siehe unten).
Mit dem Kontrollkästchen ganz links wählen Sie einzelne Zeilen aus; das Kästchen in der Kopfzeile wählt alle aus bzw. ab.
Die Taste Entf löscht die ausgewählten Artikel (nach Rückfrage).
Die Spalte Aktiv enthält ein Kontrollkästchen, das den Artikel direkt aktiv/inaktiv schaltet – die Änderung wird sofort gespeichert.
Spalten der Tabelle: Bild, Artikelnummer, Name, Letzte Änderung, Aktiv, Hersteller, Steuersatz, Preis, Bestand, Gewicht, Lieferzeit, Mind. Bestellmenge, Mengenstaffelung, Mengeneinheit, VPE Aktiv, VPE Wert, VPE Basiswert, VPE, Name geändert, Kurzbeschr. geändert, Beschr. geändert, Preis geändert, Letzter Wawi Sync, Letzter Shop Sync, Kategorien.
Welche Spalten sichtbar sind, bestimmen Sie selbst über das Menü Ansicht (siehe unten). So blenden Sie Nicht-Benötigtes aus und behalten den Überblick.
Das Kontextmenü (Rechtsklick)
Ein Rechtsklick auf eine Zeile öffnet das Kontextmenü mit allen Aktionen für die ausgewählten Artikel.
Auswählen / Abwählen
Markierung der Zeile(n) setzen bzw. entfernen.
Neu anlegen
Legt einen neuen Artikel an (öffnet die Registerkarte „Neues Produkt“).
Ausgewählte löschen
Löscht die markierten Artikel (nach Rückfrage).
Wawi-Sync selekt. Artikel
Startet den Abgleich der markierten Artikel mit der Warenwirtschaft.
Shop-Sync selekt. Artikel
Überträgt die markierten Artikel in den Shop.
Ausgewählte aktivieren / deaktivieren
Schaltet die markierten Artikel im Shop aktiv bzw. inaktiv.
Ansicht ▸
Untermenü zum Ein-/Ausblenden der Tabellenspalten.
Ausgewählte aktivieren/deaktivieren wird ausgeblendet, wenn die Warenwirtschaft den Aktiv-Status vorgibt – dann steuern Sie ihn dort.
Untermenü „Ansicht“ – Spalten ein-/ausblenden
Wählbare Spalten: Aktiv, Bild, Hersteller, Steuersatz, Preis, Bestand, Gewicht, Kategorien, Lieferzeit, Mind. Bestellmenge, Mengenstaffelung, Mengeneinheit, VPE Aktiv, VPE Wert, VPE Grundeinheit, VPE, Name geändert, Kurzbeschr. geändert, Beschr. geändert, Preis geändert, Letzter Wawi Sync, Letzter Shop Sync.
Der Artikel-Editor
Ein Doppelklick auf einen Artikel (oder Neu anlegen) öffnet den Artikel-Editor in einer eigenen Registerkarte. Er gliedert sich in einen festen Kopfbereich, mehrere Registerkarten und eine feste Aktionsleiste unten.
Der Kopfbereich (immer sichtbar)
Artikelnummer – die eindeutige Nummer des Artikels (nach dem ersten Speichern nicht mehr änderbar).
Artikelname – der Name; mit einem Schloss-Symbol (Sperre gegen Überschreiben beim Sync) und einem 🌐 Globus zum Pflegen von Übersetzungen.
Aktiv – schaltet den Artikel im Shop sichtbar/unsichtbar.
Per Hand angelegt – kennzeichnet Artikel, die in sync4 selbst angelegt wurden.
Die Aktionsleiste (immer sichtbar)
Unten rechts finden Sie Speichern (Tastenkürzel Strg + S; nur aktiv, wenn es ungespeicherte Änderungen gibt) und Löschen. Am unteren Rand sehen Sie außerdem „Zuletzt geändert“ und „Zuletzt hochgeladen“.
Änderungen werden erst mit Speichern übernommen. Wechseln Sie die Registerkarte, bleiben Ihre Eingaben erhalten – gespeichert sind sie aber erst nach einem Klick auf Speichern bzw. Strg + S.
Das Schloss- und das Globus-Symbol
Diese beiden Symbole begegnen Ihnen an vielen Feldern:
Schloss (Sperre) – Ein gesperrtes Feld wird beim Datenabgleich nicht von der Warenwirtschaft überschrieben. So schützen Sie manuell gepflegte Inhalte.🌐 Globus – Öffnet den Übersetzungseditor für mehrsprachige Shops (siehe Dialoge).
Der Editor hat folgende Registerkarten. (Je nach Shop-Anbindung können zusätzlich Amazon und Zusatzfelder erscheinen – siehe Optionale Registerkarten.)
1 · Details
Die wichtigsten Stammdaten des Artikels.
Beschreibung – Kurzbeschreibung und Beschreibung, jeweils mit Sperre und 🌐. Die Beschreibung bietet einen komfortablen Texteditor (Fett, Kursiv, Listen, Tabellen usw.).
Preise – Preis, Pseudopreis (Streichpreis), Günstigster Preis (letzte 30 Tage), Umsatzsteuer und Abweichender Steuersatz.
Lieferbarkeit – Lieferstatus, Menge (Bestand), Mindestbestellmenge, Mengenstaffelung und Mengeneinheit.
Verpackungseinheit – Verkaufseinheit (VPE Wert), Produkteinheit (VPE) und Grundeinheit (Basiswert).
Auszeichnung – EAN (Barcode), Hersteller und Herstellernummer.
2 · Spezifikationen
Zusätzliche Angaben für Suchmaschinen, Shop-Darstellung und Sichtbarkeit.
SEO – Meta-Titel, Meta-Beschreibung, Meta-Schlüsselwörter (je mit 🌐).
Shopspezifische Felder – Schalter Auf Startseite anzeigen, Versandkostenfrei, Abverkauf, Hauptartikel im Listing anzeigen sowie Erscheinungsdatum, Wiederauffüllzeit in Tagen und Produktlayout.
Sonstige – Schlüsselwörter und Google Kategorie.
Maße & Gewicht – Gewicht, Länge, Breite, Höhe.
Erweiterte Sichtbarkeit – je Verkaufskanal wählbar: Sichtbar, In Produktliste ausblenden oder In Produktliste und Suche ausblenden.
3 · Erweiterte Preise
Sonderpreise (Aktionspreise) und mengenabhängige Staffelpreise.
Sonderpreis – Sonderpreis, Gültig bis, Sonderpreis Menge sowie die Schalter Sonderpreis aktiv und Ablauf aktiv.
Staffelpreise – eine Tabelle mit den Spalten Kundengruppe, Staffelanzahl (ab), Preis, Pseudopreis und Günstigster Preis (letzte 30 Tage). Über Preis hinzufügen legen Sie eine neue Preisstaffel an (siehe Dialog Neuer Staffelpreis); mit Ausgewählte entfernen löschen Sie markierte Staffeln.
Ein Staffelpreis bedeutet: „ab einer bestimmten Menge gilt ein anderer Preis“ – z. B. ab 5 Stück ein günstigerer Stückpreis. Pro Kundengruppe können unterschiedliche Staffeln hinterlegt werden.
4 · Bilder
Produktbilder verwalten und sortieren.
Bilder hinzufügen – neue Bilder hochladen.
Pro Bild: Vorschau mit Format-/Größenangabe, Reihenfolge über die Pfeile ∧ / ∨, die Nummernanzeige der Position, ein Feld Alt-Text (mit 🌐, für Barrierefreiheit und SEO), ein Feld Kommentar und ggf. ein Variantenwert. Rechts löscht das rote Papierkorb-Symbol das Bild.
5 · Dateien
Dokumente zum Artikel (z. B. Datenblätter, Bedienungsanleitungen).
Dateien hinzufügen – neue Dateien hochladen.
Ausgewählte entfernen – markierte Dateien löschen.
Tabelle mit den Spalten Dateiname, Dateiformat und Größe.
6 · Cross-Selling
Verknüpfte Artikelempfehlungen („Passt dazu“, „Zubehör“), gruppiert.
Cross-Selling hinzufügen – legt eine neue Gruppe an (z. B. „Zubehör“).
Pro Gruppe: Reihenfolge über ▲ / ▼, ein Feld Gruppenname (mit 🌐), der Button Artikel hinzufügen (öffnet den Auswahldialog) und Ausgewählte entfernen. Die verknüpften Artikel erscheinen in einer Tabelle mit Artikelnummer, Artikelname und Sortierung. Das rote Papierkorb-Symbol löscht die ganze Gruppe.
7 · Filter/Eigenschaften
Technische Merkmale (Eigenschaften), nach denen im Shop gefiltert werden kann.
Eigenschaften zuweisen – öffnet den Zuweisungsdialog.
Alle Eigenschaften vererben – übernimmt die Eigenschaften z. B. aus dem Hauptartikel.
Ausgewählte entfernen – markierte Zuweisungen löschen.
Tabelle mit Eigenschaft und Wert; einzelne Werte lassen sich über das × direkt entfernen.
8 · Varianten
Artikel-Varianten (z. B. Speichergröße, Farbe) erzeugen und verwalten.
Varianten konfigurieren – öffnet den Variantengenerator.
Darunter die Übersicht der Varianten mit Spalten wie Wawiartikelnr., Varianten, Aktiv, Bestand, Gewicht, Preis, VPE, VPE Basiswert und EAN.
9 · Kategorien
Zuordnung des Artikels zu Shop-Kategorien.
Die Tabelle Kategorie zeigt den vollständigen Pfad jeder zugeordneten Kategorie (z. B.
… / Marken / Apple). Über die Kategorie-Auswahl ordnen Sie den Artikel zusätzlichen Kategorien zu oder entfernen ihn aus einer Kategorie.
Optionale Registerkarten
Je nach Shop-Anbindung und Modulen erscheinen zusätzlich:
Amazon – Amazon-spezifische Angaben: Amazon ASIN (mit Auswahl-Dialog Amazon ASIN Auswahl), Bearbeitungszeit, Versand Template sowie eine Preisoptimierung (Preisgrenze festlegen, „Optimalen Preis berechnen“).
Zusatzfelder – frei definierbare Zusatzfelder, sofern das entsprechende Modul aktiv ist.
Erscheinen diese Reiter bei Ihnen nicht, unterstützt Ihre aktuelle Shop-Anbindung sie nicht bzw. das Modul ist nicht aktiv. Das ist normal und kein Fehler.
Dialoge
An mehreren Stellen öffnen sich eigene Fenster (Dialoge). Jeder Dialog bestätigt mit Übernehmen bzw. Speichern und verwirft mit Abbrechen.
Übersetzungen bearbeiten
Öffnet sich über das 🌐 Globus-Symbol an übersetzbaren Feldern (z. B. Name, Beschreibung, Meta-Angaben, Alt-Text).
Sprache – die zu bearbeitende Sprache auswählen.
Das Textfeld nimmt die Übersetzung auf (bei Beschreibungen als komfortabler Editor).
Gesperrt – schützt die Übersetzung gegen Überschreiben beim Datenabgleich.
Neuer Staffelpreis
Öffnet sich auf der Karte Erweiterte Preise über Preis hinzufügen.
Kundengruppe – für welche Kundengruppe die Staffel gilt.
Staffelanzahl (ab) – ab welcher Menge der Preis greift.
Preis, Pseudopreis, Günstigste Preis (30 Tage) – die Preisangaben der Staffel.
Eigenschaften zuweisen
Öffnet sich auf der Karte Filter/Eigenschaften über Eigenschaften zuweisen.
Links Eigenschaftengruppen (mit Suchfeld) – z. B. Akku, RAM, Displaygröße, Farbe, Speicher.
Rechts Eigenschaftswerte der gewählten Gruppe (mit Suchfeld) – Werte über die Spalte Aktiv an- oder abhaken.
Cross-Selling Artikel auswählen
Öffnet sich auf der Karte Cross-Selling über Artikel hinzufügen (innerhalb einer Gruppe).
Suchfelder Artikelnummer und Name, darunter die Trefferliste. Markieren Sie die gewünschten Artikel und bestätigen Sie mit Übernehmen.
Varianten konfigurieren
Öffnet sich auf der Karte Varianten über Varianten konfigurieren.
Links Variantengruppe erstellen (z. B. Speicher, Farbe), rechts Variantenwerte erstellen (z. B. 128 GB, 256 GB …).
Mit Varianten generieren erzeugt sync4 aus den ausgewählten Gruppen und Werten alle Kombinationen als Varianten-Artikel.
Tastenkürzel & Tipps
Strg + S
Aktuellen Artikel speichern.
Enter (in den Suchfeldern)
Artikelliste filtern.
Doppelklick auf eine Zeile
Artikel im Editor öffnen.
Entf
Ausgewählte Artikel löschen (nach Rückfrage).
Rechtsklick
Kontextmenü mit allen Aktionen öffnen.
Mittelklick auf eine Artikel-Registerkarte
Registerkarte schließen.
Empfohlener Ablauf beim Pflegen eines Artikels:
Artikel per Doppelklick öffnen.
Details vervollständigen (Preis, Beschreibung, EAN, Hersteller).
Spezifikationen und Bilder ergänzen.
Filter/Eigenschaften und Kategorien setzen, damit der Artikel im Shop gefunden wird.
Bei Bedarf Erweiterte Preise, Cross-Selling und Varianten pflegen.
Mit Strg + S speichern und anschließend über Shop-Sync in den Shop übertragen.
Häufige Fragen
Warum kann ich die Artikelnummer nicht mehr ändern? Nach dem ersten Speichern ist die Artikelnummer fest, weil sie den Artikel eindeutig identifiziert und mit Warenwirtschaft und Shop verknüpft ist.
Wozu dienen das Schloss- und das Globus-Symbol? Das Schloss schützt ein Feld davor, beim Datenabgleich überschrieben zu werden. Der Globus öffnet die Übersetzung des Feldes für mehrsprachige Shops.
Ich habe etwas geändert, sehe es aber nicht im Shop. Änderungen zuerst mit Speichern (Strg + S) sichern und danach über Shop-Sync (bzw. das Kontextmenü) in den Shop übertragen.
Einige Registerkarten (z. B. Amazon) fehlen bei mir. Diese Reiter erscheinen nur, wenn Ihre Shop-Anbindung bzw. das jeweilige Modul sie unterstützt.
Was bewirkt „Aktiv“? Nur aktive Artikel sind im Shop sichtbar. Den Status ändern Sie im Kopfbereich des Editors oder direkt über die Spalte Aktiv in der Übersicht.
Glossar
Shop-Artikel
Ein Artikel des Online-Shops (im Gegensatz zum Wawi-Artikel aus der Warenwirtschaft).
Artikelnummer
Die eindeutige Kennung eines Artikels; nach dem ersten Speichern unveränderlich.
Aktiv
Schalter, der bestimmt, ob ein Artikel im Shop sichtbar ist.
Sperre (Schloss)
Schützt ein Feld gegen Überschreiben beim Datenabgleich.
Übersetzung (Globus)
Mehrsprachige Pflege eines Feldes für internationale Shops.
Pseudopreis
Durchgestrichener Vergleichs-/Streichpreis.
Staffelpreis
Mengenabhängiger Preis („ab X Stück gilt Preis Y“), je Kundengruppe.
VPE (Verpackungseinheit)
Angaben zu Verkaufs-, Produkt- und Grundeinheit eines Artikels.
EAN
Internationale Artikelnummer (Barcode); Voraussetzung für viele Marktplätze.
Meta-Titel / Meta-Beschreibung
Kurztexte, die Suchmaschinen in den Trefferlisten anzeigen.
Eigenschaft (Filter)
Technisches Merkmal (z. B. RAM, Farbe), nach dem im Shop gefiltert werden kann.
Variante
Ausprägung eines Artikels (z. B. Farbe/Speicher) mit eigenem Bestand und Preis.
Cross-Selling
Verknüpfte Empfehlungen („Passt dazu“), die zu Zusatzkäufen anregen.
Kundengruppe
Gruppe von Kunden mit eigenen Preisen/Konditionen (z. B. Standard, Händler).
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