Rechnungsupload zu Shopware 6
1. Ziel des Rechnungsuploads
Über den Rechnungsupload der Schnittstelle sync4 werden in der Warenwirtschaft erzeugte Rechnungsdokumente automatisch oder manuell in den angebundenen Shopware 6 übertragen.
Die hochgeladenen Rechnungen werden dabei:
der jeweiligen Shop-Bestellung eindeutig zugeordnet
im Kundenkonto des Endkunden im Shop bereitgestellt
dort als PDF-Dokument zum Download angezeigt
2. Voraussetzungen
Für einen erfolgreichen Rechnungsupload müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Die Warenwirtschaft erzeugt die Rechnung als PDF-Datei.
Die Datei wird in einem definierten Netzwerkpfad abgelegt.
Die Datei wird korrekt benannt (siehe Abschnitt 3).
Der Netzwerkpfad ist für den sync4-Dienst sowie jeden Client erreichbar (Leserechte erforderlich).
3. Vorgaben zur Dateibenennung
Die Benennung der Rechnungsdateien ist entscheidend für die korrekte Zuordnung zur Shop-Bestellung.
Standard-Anbindungen
Bei allen regulären Shop-Anbindungen gilt:
Beispiel:
Die Rechnungsnummer muss exakt der Rechnungsnummer aus der Warenwirtschaft entsprechen.
OpenTrans-Anbindungen
Bei Anbindungen über das OpenTrans-Format gilt eine abweichende Regel:
Beispiel:
Hier muss die Datei exakt mit der Bestellnummer aus dem Shop benannt werden.
4. Ablageort der Rechnungen
Die Rechnungen müssen in einem definierten Netzwerkpfad gespeichert werden, zum Beispiel:
Wichtig:
Der Pfad muss in der sync4-Konfiguration hinterlegt sein.
Der sync4-Dienst sowie sync4 benötigt Leseberechtigung.
Die Dateien dürfen beim Zugriff nicht gesperrt sein.
5. Konfiguration in sync4
In sync4 wird der Rechnungsupload im entsprechenden Mandanten konfiguriert.
Hier wird insbesondere definiert:
Netzwerkpfad für Rechnungen
6. Ausführungsarten des Rechnungsuploads
Der Rechnungsupload kann auf zwei Arten ausgeführt werden:
6.1 Manueller Upload
Start über die sync4-Oberfläche
Geeignet für Tests oder Einzelverarbeitung
6.2 Automatischer Upload (Dienst)
Verarbeitung erfolgt zyklisch über den sync4-Dienst
Der definierte Netzwerkpfad wird regelmäßig geprüft
Neue Rechnungsdateien werden automatisch verarbeitet
Empfohlen für den produktiven Betrieb
7. Ablauf der Verarbeitung
Die Warenwirtschaft erstellt eine Rechnung als PDF.
Die Datei wird mit korrekter Benennung im Netzwerkpfad gespeichert.
sync4 erkennt die neue Datei (manuell oder per Dienst).
Die Datei wird anhand des Dateinamens einer Shop-Bestellung zugeordnet.
Die Rechnung wird an den Shop übertragen.
Der Kunde kann die Rechnung in seinem Kundenkonto herunterladen.
8. Typische Fehlerquellen
Rechnung wird nicht übertragen
Falsche Dateibenennung
Benennung gemäß Abschnitt 3 prüfen
Keine Verarbeitung im Automatikmodus
Dienst läuft nicht
sync4-Dienst prüfen
Zuordnung schlägt fehl
Rechnungs-/Bestellnummer existiert nicht im Shop
Nummernabgleich prüfen
Datei wird nicht erkannt
Falscher Netzwerkpfad oder fehlende Rechte
Pfad und Berechtigungen prüfen
9. Best Practices
Sicherstellen, dass Rechnungen erst nach vollständiger Erstellung im Zielordner abgelegt werden
Keine zusätzlichen Zeichen oder Leerzeichen im Dateinamen verwenden
Keine Unterordner verwenden, sofern nicht explizit konfiguriert
Regelmäßige Kontrolle des Verarbeitungsprotokolls
Last updated